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5 façons de tirer le meilleur parti des tampons encreurs dans votre entreprise

Une multitude de matériels demeure indispensable dans l’accomplissement des différentes tâches professionnelles de bureaux. Ainsi, au delà du papier, des ordinateurs et des imprimantes, nous avons aussi le tampon encreur qui est un outil de choix. Tel il existe en plusieurs variétés, tel son usage aussi est susceptible d’être multiple.  Vous vous demandez comment tirer le meilleur parti des tampons encreurs dans votre entreprise. La réponse dans le présent article.

C’est quoi un tampon encreur ?

Les tampons encreurs représentent la version la plus pratique des tampons traditionnels. Ce sont surtout des tampons fabriqués à partir de matériaux et de matières résistants. Ce type de tampon est imbu d’une cartouche d’encre. Du coup, toutes les fois qu’on enlève le tampon du papier, il est à nouveau encranté systématiquement parce que le tampon est retourné dans l’encre. Cet état de choses permet ainsi d’assurer la protection et le scellage de l’encre. Cela l’empêche de sécher et permet en même temps d’encrer le tampon.

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Avec les tampons encreurs, vous avez la possibilité d’obtenir une impression parfaite et satisfaisante à chaque usage. En plus d’être disponibles sous plusieurs formes avec des tailles variées, ce tampon peut se personnaliser.  Cela lui permet ainsi de mieux s’adapter au nom, à l’icône et plus encore à l’icône de votre société. S’il offre un estampage sans salissures, ce tampon est commode pour les gros volumes. Ils sont accessibles à des coûts étudiés et vous permettent de faire la rationalisation de plusieurs tâches.

Comment tirer le meilleur parti de votre tampon encreur en entreprise ?

Il existe différentes manières de faire usage du tampon encreur dans votre entreprise. D’ailleurs, ils peuvent servir à personnaliser n’importe quel document en fonction de l’usage que désire en faire.

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Utilisez le tampon encreur pour certifier vos documents

Ceci est la première des choses que votre tampons encreur est susceptible de vous aider à faire. En effet, toutes les entreprises ont besoin d’un marquage graphique qui indique qu’un document a été validé. Et puisque le tampon est l’outil par excellence de certification des documents dans le cadre administratif, il est important que vous puissiez en disposez. Vous pourrez donc l’apposer sur les documents pour les valider et approuver leur authenticité et leur viabilité. Vous en avez donc besoin pour authentifier des documents que vous traitez.

Faites la liaison entre les documents avec un tampon encreur

Les tampons encreurs sont personnalisables et peuvent donc être utilisés pour assurer la liaison entre vos documents et processus de travail. Vous n’aurez besoin que de différents tampons pour chaque processus. Vous pourrez par exemple utiliser les tampons avec la mention « terminé » pour les dossiers que vous finissez de traiter en entreprise. Selon le cas, utilisez les mentions « payé », « en attente », « approuvé », « envoi » et beaucoup d’autres encore pour mieux suivre vos documents.

Aussi avez-vous la possibilité de les utiliser pour la réception des produits dans votre entreprise. Ainsi, l’employé en charge de la réception, tamponne les produits ou les bordereaux pour signaler qu’il a bien reçu un tel courrier, à un moment précis de la journée.

Le tampon encreur pour partager des informations

Il y a dans les entreprises des cachets qui contiennent toutes les informations à l’instar des identifiants, des numéros et de l’adresse mail, etc. Ces informations mises sur un document, favorisent le partage de vos informations personnelles. Vous n’aurez qu’à apposer le tampon sur les informations qui vous concernent  pour que l’usage de votre entreprise les emporte avec lui.

Le tampon encreur pour des fins décoratives

Vous avez la possibilité d’utiliser ce type de tampon pour faire de la décoration. En fait, ils peuvent être créés avec tous les motifs que vous désirez. Mieux, vous avez aussi la possibilité de l’utiliser pour la décoration de documents, de lettres ou de cartes.

Le tampon encreur pour identifier les collaborateurs

Il est tout à fait primordial de procéder à l’identification des différents responsables en charge de la révision d’un document particulier. Il faudra par exemple que les documents importants ou officiels de la société soient estampillés par le directeur ou le coordonnateur. Du coup, on peut dire que le tampon encreur est un puissant outil qui fonctionne comme un moyen de communication. Il créé une certaine familiarisation avec la signature des collaborateurs.

Comment choisir le bon tampon encreur pour votre entreprise ?

Lorsqu’on parle de tampons encreurs, vous devez vous pencher sur le choix du bon tampon pour votre entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte avant l’achat.

La première chose à faire est d’identifier vos besoins. Pour quelle utilisation souhaitez-vous utiliser votre tampon encreur ? Est-ce pour certifier des documents ou plutôt pour une utilisation décorative ? Répondez à ces questions afin d’avoir une idée claire et précise du type de tampon qui conviendra parfaitement à votre entreprise.

Il serait préférable d’acheter un tampon personnalisable, surtout si vous devez l’utiliser régulièrement dans le cadre de votre travail. Vous pouvez ainsi y ajouter les informations importantes que vous utilisez fréquemment comme le nom et la fonction du salarié, ou encore les coordonnées complètes de l’entreprise. Avec ce genre de produits personnalisables, vous avez la possibilité d’inclure des logos et toutes sortes d’éléments visuels liés à la charte graphique de l’entreprise.

Le choix des dimensions ne doit pas être pris à la légère car cela pourrait impacter négativement son efficacité. Si vous envisagez, par exemple, de réaliser des empreintes volumineuses, alors optez pour un modèle adéquat correspondant à vos attentes. Vous devez prendre les mesures avant d’acheter un tampon encreur. Cela vous permettra de faire le choix idéal pour votre entreprise.

La qualité du tampon est incontournable dans le choix que vous allez opérer. Les matériaux utilisés doivent être résistants afin que vous puissiez l’utiliser longtemps sans avoir besoin de changer la cartouche ou d’essuyer régulièrement des tâches indésirables sur vos documents.

Choisir son tampon encreur ne doit pas se faire au hasard. Il faut tenir compte des besoins et des spécificités propres à chaque entreprise pour trouver celui qui conviendra parfaitement aux tâches qu’il aura à accomplir. Prendre ces précautions contribue grandement au bon fonctionnement de l’entreprise tout entière.

Astuces pour entretenir et prolonger la durée de vie de votre tampon encreur

L’utilisation répétée du tampon encreur peut affecter la qualité de l’empreinte. Vous devez prolonger sa durée de vie.

Le choix de l’encre est essentiel pour garantir une longue durée de vie à votre tampon encreur. N’utilisez que des encres spécifiquement conçues pour les tampons, car elles sont fabriquées avec des ingrédients non corrosifs qui n’affectent pas l’éponge contenue dans le boîtier du tampon. L’utilisation d’autres types d’encre risquerait d’endommager définitivement votre matériel.

Vous devez rappeler que les précautions prises pour l’utilisation et l’entretien du tampon ont un impact direct sur son efficacité et sa durabilité. Donc, suivez-les scrupuleusement dès maintenant !